Quando parliamo di protocollo informatico nell’ambito della gestione documentale facciamo di fatto riferimento a tutta la procedura di acquisizione, classificazione e registrazione di documenti, abitualmente con riferimento alla corrispondenza, in quello che potremmo definire più propriamente “flusso documentale”.
I documenti che pervengono ad un’azienda possono essere principalmente in due formati: cartaceo o elettronico. E’ evidente che un protocollo informatico deve essere in grado di integrare il trattamento delle informazioni nell’ambito di entrambe le forme. In altre parole avremo un sistema informativo che si occuperà di integrare all’interno della stessa pratica tutta la corrispondenza relativa, sia essa in formato cartaceo che elettronico (come per esempio via mail).
Un flusso documentale può essere ovviamente anche molto imponente, e per questo gli strumenti deputati all’acquisizione documentale cartacea dovranno essere commisurati nelle prestazioni al flusso in sé, pena il rallentamento o l’inoperatività del protocollo stesso.
Gli scanner sono strumenti che provvedono a rilevare un documento cartaceo sotto forma di immagine e inoltrarla alla successiva fase di elaborazione che può prevedere l’archiviazione diretta ma anche uno step ulteriore e preventivo di riconoscimento ottico dei caratteri.
Esistono tantissimi modelli di scanner, molto spesso con caratteristiche simili ma anche con alcune peculiarità che li rendono più adatti ad un tipo di impiego piuttosto che ad un altro.
E’ il caso, per fare due esempi, della rapidità di acquisizione da un lato e della possibilità di automazione dall’altra.
Per quanto riguarda il primo fattore, dobbiamo immaginare che quando un flusso documentale fa riferimento ad attività ad esempio nell’ambito della pubblica amministrazione, il numero di operazioni di scansione è elevatissimo ed occorrono quindi macchine di estrema affidabilità e dalla grande rapidità operativa per ottimizzare il protocollo informatico e rendere quindi il servizio efficiente.
Anche per quanto riguarda il secondo fattore, ovvero la capacità di automazione, essa rappresenta una caratteristica molto importante di uno scanner per protocollo informatico dato che, grazie ad essa, è possibile minimizzare la necessità di intervento di operatori umani.